根据省信息产业厅、省民政厅有关文件精神，为规范协会外事工作，结合协会实际情况，特制定本办法。

一、总则

（一）在涉外活动中要严守国家秘密，严格遵守外事纪律和外事规章制度。所有涉外活动必须经过秘书长批准，包括协会接待外宾来访、出访、对外提供材料、参展参会等。未经批准，各部门和相关会员单位均不得以协会名义自行安排外事活动。

（二）协会秘书处是协会外事工作的职能部门，负责外事联络，协调外事管理，其他部门根据工作需要参与外事工作。

二、外事来访管理

（一）在邀请外国团队和个人来访时，须向秘书长办公会书面申请，申请须说明邀请目的，被要请方的背景材料，在浙江日程、经费负担等情况，经秘书长办公会批准后，由协会出具邀请函。

（二）受邀请外宾来浙江访问前，秘书处应要求国外来访单位给协会发传真，需将对方来访目的、名单、简历、来访日期等内容进行说明，报领导审批。并在访谈后将有关会谈纪要报协会备案。

（三）协会根据来访外国客人的级别和访问目的，由秘书处统一安排接待人员和接待计划，接待人员严格遵守外事纪律和外事规章制度，保守国家秘密，维护协会的对外形象。

（四）外事活动结束的当天（大型活动除外），应根据接待情况写出接待工作总结，以及双方有待落实的工作内容。需要进一步工作的，由秘书处会同有关部门共同办理。

三、外事出访管理

（一）协会组团出访（包括国际会议、国际展览、考察、学习、培训、招商等），应该按照有关外事规定严格把关。在收到国（境）外参展、参会通知（邀请函）后，应了解主办组织的背景、资信和相关内容、邀请范围，根据实际情况确定是否应邀与会。

（二）出访申请须明确出访目的、地点、人员、时间、任务和经费落实情况，并附上外方邀请信和日常安排的复印件，并须简要说明邀请单位的背景。

（三）出访团组和人员在国外出访期间，严格遵守外事纪律和出访计划。出访团组和人员回国后，应在一周时间内向协会提交书面总结报告。

四、附则

（一）本办法2009年3月4日由秘书长办公会议审议通过。

（二）本办法由协会秘书处负责解释。

（三）本办法自2009年4月1日起执行。